מאמר אורח מאת ניר רונן, מנכ"ל ועידן פתרונות קונפרסינג

החופש הגדול כבר בעיצומו. לא החופש שלנו..אלא שלהם – של הילדים שלנו.
ולמרות שהוא מגיע כל שנה באותו הזמן, הוא איכשהו מצליח להפתיע אותנו כל פעם מחדש.

אז גם אם נערכנו מראש כמו שצריך, רשמנו את הילדים לקייטנות, קבענו תאריכי התנחלות אצל הסבתא או אצל הבני דודים בצפון / דרום / מרכז (מחק את המיותר), מתוך 60-70 יום של חופש, נאלץ גם אנחנו לשאת בחלק מהימים בתקן ה"מבדרים". אחרי הכל תמיד יישארו "חורים" בלוח השנה, קצרים או ארוכים, עד חזרתם המיוחלת לספסל הלימודים.

נכון, כפי שציינתי בפתיח, החופש הוא שלהם. בעבודה שלנו ענייניים ממשיכים כסדרם. מעבר לשבוע חופשה מרוכזת שנהוג בחלק ממקומות העבודה בשלהי אוגוסט, אנחנו קמים כל בוקר כרגיל לעבודתנו.

מה בכל זאת משתנה ?
כנראה שניאלץ לקחת מספר ימי חופש במהלך הקיץ, לצאת לפעמים מוקדם מהרגיל ולהתאים במעט את שגרת עבודתנו לשגרת הקיץ הזמנית של ילדינו.
ימי החופש הללו, או היציאה המוקדמת הביתה, מעלים את הסבירות שנצטרך "לעלות" לשיחת ועידה. הרי אנחנו אמנם בבית, אבל במשרד עסקים כרגיל ואנחנו חלק מהעניין.

אז איך משלבים את כל האילוצים ? איך עולים לשיחות ועידה מהבית או מהחופשה ונהנים מכל העולמות ?
שנייה לפני שאנחנו מצטרפים לשיחה- שיחת הועידה הקולית (טלפונית) או שיחת ועידה בווידאו, ריכזתי עבורכם את הטיפים שיעזרו לכם להיות אפקטיביים בשיחה ואשר יקטינו ככל הניתן את רעשי הרקע של המולת הבית על כל יושביו.

טיפים כלליים
•    הרחיקו עצמכם ככל הניתן ממרכז הבית ופעילותו. חדר עבודה ייעודי יהיה הפתרון האולטימטיבי, אבל גם פינה שקטה אחרת, אולי אף בחדר השינה או במרפסת צדדית תעשה את העבודה.
•    עדכנו את בני הבית על הצטרפותכם לשיחת ועידה. מאיזה שעה וצפי לסיום. בצורה זאת תוכלו למנוע מבעוד מועד את צעקות החיפוש (אמא.., אבא..) בזמן הועידה
•    בגילאים מסוימים מומלץ לדאוג לילדים לתעסוקה לפי אורך השיחה הצפוי (תכנית טלוויזיה, משחק קופסא וכו')

בשיחות ועידה קוליות
•    הקול הוא חזות הכל – מקום שקט שיאפשר לכם לשמוע ולהישמע לפני הצורך.
•    בדיבור דרך מכשיר סלולרי מומלץ להשתמש באוזניה. גם ממניע של איכות הקול ושמע וכמובן משמירה על האוזן שלכם שלא תתחמם מידי …
•    אין לדבר באמצעות הספיקר של המכשיר הסלולרי או של הטלפון הנייח. הדבר פוגע באיכות השיחה ומכניס רעשים לא רצויים לשאר המשתתפים.
•    קליטה – בחרו מקום בו אין בעיה של איכות הקליטה הסלולרית, או שלא רחוק מידי מתחנת העגינה של הטלפון האלחוטי. (ממ"דים יכולים בד"כ להיות בעייתיים בנושא ובפעמים רבות חדר העבודה המשפחתי ממוקם דווקא בהם).
•    במידה ובכל זאת הצטרפתם לשיחת הועידה ממקום רועש יחסית, שימו עצמכם במצב האזנה בלבד עד אשר תדרשו לדבר ולאחר מכן חיזרו למצב. מצב האזנה מתאפשר ע"י המקש הייעודי במכשיר הסלולר או ע"י הקשת * ו-5. חזרה למצב דיבור והאזנה ע"י אותו צירוף מקשים.

בשיחות ועידה בווידאו
•    המימד הוויזואלי נכנס לתמונה – עכשיו כבר ישנה משמעות רבה יותר למקום הפיזי ממנו אני מצטרף לשיחה.
•    רקע – עדיפות לרקע חלק, לא בהיר מידי ועם מעט פרטים. שימו לב שאין מאחוריכם מסדרון בו עוברים בני הבית, או דלת שנפתחת.
•    תאורה – הימנעו מתאורה חזקה או חלון בגבכם. צמצמו חדירת אור חיצוני ע"י תריסים ובכך אפשרו תמונת וידאו איכותית. מכיוון שבסבירות גבוהה שיחת הווידאו תתקיים בשעות החשיכה, רצוי להשתמש בתאורה שתאיר אתכם מלפנים.
•    השאירו תמיד את חלונית הצילום העצמי פתוחה לאורך השיחה לטובת בקרה שלכם, איך רואים אתכם שאר משתתפי הועידה.
•    רעש – בדומה לשיחת ועידה קולית בחרו מקום בו תוכלו לשבת בנוחות ולהיות אפקטיביים בשיחה. גם בשיחת הווידאו, שימו עצמכם במצב השתקה עד אשר תדרשו לדבר.
•    איך אני נראה ? – אז אמנם אתם בבית אבל כבר לא מתחבאים מאחורי שפופרת הטלפון. דאגו להיות ייצוגיים בהתאם לקוד הלבוש של עבודתכם – לבוש, גילוח במידת הצורך וכיוצ"ב. כן, כמו האגדה האורבנית על מגישי החדשות בטלוויזיה, גם אתם יכולים לשבת במכנסיים קצרים. בכל זאת קיץ… אבל  – הימנעו מלקום לאורך כל השיחה :-)…
•    ודבר אחרון שנכון לכל שיחת וידאו – דברו בקול רם וברור והימנעו מדיבור בו זמנית של מספר משתתפים.

אז שיהיה לנו קיץ בטוח, מהנה ועדיין אפקטיבי בזכות שיחות הועידה שלנו.
ואגב, מותר גם לנו לקחת (קצת) חופש ולהתנתק 