מאמר אורח מאת ניר רונן, ועידן פתרונות קונפרסינג

שנת 2017 מתקרבת לעברנו בצעדי ענק והטכנולוגיה נעשית חלק מהיום-יום עבור משתמשי הקצה  במגוון מגזרים:  מגזר ציבורי, אקדמיה, בידור, תעשייה מסורתית וכמובן עסקים קטנים כגדולים.

ואף על פי כן, וידאו קונפרנס ׁׂ(VC) הוא מושג חדש למשתמשי קצה רבים. אז כדי שתדע אם אתה כבר צריך להטמיע פתרון וידאו קונפרנס בארגון שלך, רצוי שתענה על מספר שאלות:

למה העסק שלי צריך וידאו קונפרנס ?

עם המורכבות הגדלה של הטכנולוגיה בעולם העסקים, לצד עומסים בלתי נגמרים המוטלים על כח האדם, יכולות וידאו קונפרנס יכולים לשמש כפתרון וכדרך יעילה וקלה לחברות להשלמת  משימות היום יום שלהם. התועלות משימוש בפלטפורמת הוידאו כוללות תקשורת טובה יותר עם עובדים מרוחקים או שותפים עסקיים, הפחתה של הוצאות הנסיעה, שיפור בניידות העובדים והפיכת כוח העבודה לפרודוקטיבי יותר.

כמה עולה להטמיע מערכת וידאו קונפרנס בארגון ?

באופן טבעי, זוהי אולי השאלה הנפוצה ביותר של ארגון השוקל ליישם וידאו קונפרנס. עלות היישום משתנה ותלוייה למעשה בצרכי הלקוח. זה יכול לבוא לידי ביטוי ברכישת מערכת וידאו קונפרנס יעודית והתאמת חדר הישיבות (אחד או יותר, תלוי בגודל החברה וצרכיה) או ברכישת שירות וידאו בענן שיישומו אינו דורש השקעות כספיות ראשוניות. בכל מקרה, בכל דרך שתבחרו, לוידאו קונפרנס החזר השקעה (ROI) גבוה ביותר ביחס להשקעות אחרות בארגונים. החזר שיכול להסתכם אף במספר חודשים בודד או בנסיעה עסקית אחת לחו"ל.

האם וידאו קונפרנס זה לא בדיוק כמו סקייפ ?

זהו, שלא בדיוק. שירותי וידאו קונפרנס כוללים יכולות טובות יותר באופן משמעותי. וידאו קונפרנס ייעודי מאפשר לשתי נקודות קצה או יותר לקיים שיחה פרטית, נקודה מול נקודה, או מרובת אתרים (מרובת משתתפים). בכל נקודה (חדר ישיבות) יכולים להשתתף מספר רב של אנשים (תלוי בגודל החדר וצרכי הארגון).  ברמה הבסיסית וידאו קונפרנס דורש מצלמה, מיקרופון, מסך ויכולת עיבוד וידאו. פתרונות הוידאו קונפרנס העסקיים והמקצועיים כוללים מצלמות איכותיות, מיקרופונים איכותיים ובעיקר חומרת עיבוד וידאו מתקדמת. ממשקי התפעול של המערכות כוללות יכולות מתקדמות הנדרשות לעסקים, כגון: שיתוף מסך או תכנים, יכולות הקלטה, יכולות אבטחה טכנולוגיים ובאמצעות קודים סודיים וכן יכולות ניהול נוספות שמותאמות לצרכי המשתמש העסקי.

אז האם ליישם מערכת וידאו בחדר הישיבות או להשתמש בשירות וידאו בענן ?

הדבר תלוי באופן בו אתה רוצה להשתמש במערכת ועם מי אתה רוצה לדבר.
שירות הוידאו בענן מהווה למעשה הרחבה של מערכות הוידאו "המסורתיות". אם לפני כן קיימנו שיחות בין שתי מערכות יעודיות (או יותר), כיום שירות הוידאו בענן מאפשר לנו לשתף בשיחה גם משתתפים שעולים באמצעות מכשירים נוספים – לפטופ, טאבלט או סמארטפון, בכל מכשיר ומכל מקום. כל עוד ההתקן בעל מצלמה, מיקרופון וחיבור לאינטרנט, הוא יכול להשתתף בשיחה.

השוק עובר בהדרגה ממערכות מבוססות חומרה לשירותי וידאו בענן. אולם אם מרבית המשתמשים ממוקמים במשרדים, שימוש במערכות וידאו מסורתיות יהיה הפתרון הנכון.

מהי נוכחות רציפה בעולם הוידאו קונפרנס ?

נוכחות רציפה היא יכולת המאפשרת לכל משתתפי השיחה להופיע על המסך בו זמנית. לדוגמא, אם בשיחה משתתפים שישה מקורות וידאו שונים, המסך יתחלק לשישה חלונות שכל אחד מהם מציג  וידאו של משתתף בודד. בחלק משירותי הוידאו קיימת בנוסף יכולת של Active Speaker – המערכת מזהה את הדובר ומציגה אותו בחלונית גדולה, בעוד ששאר המשתתפים מוצגים בחלוניות קטנות יותר.

מהי התועלת לעובדי החברה ?

מעבר לתועלות הכספיות של שימוש בוידאו קונפרנס, העובדים בסביבת עבודתם מסוגלים לבצע את משימותיהם ביעילות רבה יותר ובשיתוף פעולה טוב יותר בין ובתוך צוותים מרוחקים. התקשורת היעילה, האישית (פנים מול פנים) והזמינות, מאפשרים להם פרודוקטיביות וגמישות ויוצרת שביעות רצון גבוהה והגדלת הביצועים.

כאמור, טכנולוגיית הוידאו כבר בשלה כפלטפורמת תקשורת מתקדמת. אם עדיין לא יישמת וידאו קונפרנס בארגון שלך, זה כנראה הזמן המתאים לעשות כן. לאחר תקופת אימוץ ראשונית, משתמשי השירות בארגונך לא יבינו איך עבדו קודם לכן…